バックオフィスがあるから会社が動く！
会社や事業の根幹を最適化し続ける功労者たち

私は IT システム部のデジタルソリューション課に所属して、「Gakken ID」 という学研のオンラインサービスで使える共通 IDを中心に携わっています。

私は、経理部の資金管理・会計ワークフロー課に所属しています。シェアードサービス会社の経理部門として、業務を請け負っているグループ各社の入出金や資金調達、資金繰り、決算対応などを行っています。

J.T.さんから私の方へ、経理業務のご相談をいただくことのほうが頻度的には高いです。たとえば、ある会社が「新しいサービスを導入したい」と J.T.さんのところへ相談すると、J.T.さんと取引スキームを確認し、会計上適切な処理が効率的に行えるように内部手続きを確立していく、というようなことがあげられます。

そうですね。新しいサービスを作りたいとなった場合、それに必要な IT の展開と経理まわりの作業は必ずセットになっているので、その経理部分について Y.Y.さんに相談したりお願いしたりしています。その上で「GPS としてどういったサービスを提供できるか」といったことをグループの皆様にフィードバックして検討、了承してもらうという流れが多いです。

ひとつの会社に所属しながらさまざまな業態の経理業務を経験できることや、新規事業にも多く携われることです。グループ各社が新しい事業を始める際には「どういう処理をしたらいいですか？」と相談されることがあります。そういうときは、できるだけご相談いただいた会社の目線に立って、どういう形にすれば正しくスムーズな処理連携ができるかを突き詰めていくようにしています。
新しいスキームを考えていくのは難解なパズルを解く感覚に近いものがありますが、効率的な方法を提案できた際の達成感が味わえるのも非常に魅力だと思います。

私が所属しているデジタルソリューション課では、グループ各社の皆さんと協働してデジタルソリューションの導入や提案などに携われます。Y.Yさんの部署と同様で、グルーときプ各社が新しいサービスを始める際、そのサービスを考えている皆さんがお客様目線に立って「お客様に喜ばれる何かを提供したい」という十二分な情熱を持って相談にきてくれます。その熱量に触れることで、自分たちの気分やモチベーションが高揚することがよくありますし、達成感が味わえるのも非常に魅力だと思います。また、支え合って良いものが作り合えるような組織分担になっている点が、GPS や学研グループの魅力のひとつかもしれません。

 「Gakken ID」 は、学研のオンラインサービスで使える共通 ID です。IDを持っているのは読者やユーザー、小中学校で学研のデジタル教材に触れる子どもたちといったお客様方、そして学研グループ社員も持っています。おおよそですが、現在70万から80万件のIDが登録されており、それを私たちGPSのITシステム部が管理、運営しています。

学研グループは子ども向けの教育から高齢者向けの医療、福祉、介護まで、幅広い年齢層を対象とした事業展開をしています。そして、各分野それぞれの会社、社員が「より質を高めていきたい」という情熱と価値観を持って動いています。

「Gakken ID」が学研グループとお客様をつなぐ架け橋という役割を担うとともに、今後「Gakken ID」を介して、さらに幅広い枠組みで、高品質かつ充実したサービスを展開していけるよう、現在、グループ各社と一緒にさまざまな試みを進めているところです。

ある会社で経理業務にとても時間がかかっていると相談を受けたことがあります。作業の概要や流れなどを説明いただいたのち、その会社に適した手順や方法を話し合い、探りながら提案したのですが、結果として作業時間が 1/4 ほどに圧縮できたそうで、とても喜んでいただけました。ご相談いただく前は大変な業務が当たり前になっていたと思うのですが、見直しをすることによって、業務の大幅な改善と、より正確な処理が実現されました。経理業務は各社との連携により成り立っていますが、どこかに大きな負担があっても、声を上げていただけないと、私たちGPSだけでは気づけないケースがよくありますが、ご相談いただいたことがきっかけで改善につながりました。

私の部署の場合、PC やネットワーク機器などについての各種問い合わせやデジタルソリューションの導入サポート、日々のヘルプデスク業務、保守サポート業務と幅広い IT 領域を扱っています。なので、「ありがとう」「助かった」といった言葉や場面に遭遇することが多いのが特徴かもしれません。しかも業務上、GPS 内部だけでなく、グループ各社から感謝の言葉をいただく機会も多いので、GPS 自体がほかの会社から感謝されることの多い、恵まれた会社なのだと感じております。反面、バックオフィス業務は学研グループの心臓ですから、小さなミスやたったひとつの間違いが大きな事故につながってしまう可能性が常にあります。だからこそ、お客様の要望を正しく聞いて「本質は何か」という点をみんなで考え、対応していく組織文化みたいなものが根付いており、そのような会社で働いていることも、嬉しいことのひとつです。

クラウドや AI の進歩によって、経理業務の環境もどんどん変化しています。そのなかで経理部に求められるのは、「付加価値の高い業務、サービスを提供すること」です。新規の事業や取引が生じ、グループ各社の人から相談された際、どれだけ良い経理業務を構築して提案できるか、迅速で正しい処理ができるか、会社の価値を高めていくような対応ができるか、といった点が経理部では重要になってきます。要望に応えられるよう、新しい技術に関する知識も身につけるようにしています。
またプラスアルファとして、学研グループ内の各社員が出先からでも経費申請できるような、より使いやすくわかりやすいシステムを構築することが大切です。GPS 内では、出社しないと対応できない社内業務は既になくなりつつあります。そこからさらに進めて、誰もが使えるシステムでフルリモート作業も可能な体制を構築していきたいですね。

デジタル基盤の構築やデジタル化の推進・活用を進め、グループ会社の業務をサポートしていけたらと思っています。業務効率化が、社員の皆さんの、趣味を楽しむ、家族といる時間を楽しむ時間につながればと嬉しいです。